LA MINUTA Y SU ESTRUCTURA PRINCIPAL

1. ¿Qué es una minuta?

Es un documento privado elaborado por un abogado en la que se solicita al notario elevar a Escritura Pública  el documento que se le remite. Este documento constituye principalmente una transcripción del contrato celebrado y que se espera el notario eleve a Escritura Pública.

2. Requisitos para la elaboración de la minuta


- La Reserva del Nombre en Registros Públicos
Deja verificar que no existen otras empresas con nombre similar ó igual inscritas en el registro.  

        A) Búsqueda de índices.
        B) Reserva de preferencia

- Presentación de los Documentos Personales
Duplica simple de DNI vigente del titular o de los socios.

-  Descripción de la Actividad Económica
Escribir en un documento y firmarlo por las partes interesadas.

- Capital de la Empresa
Señala el aporte del titular ó de los socios para la constitución de empresas.

- Estatuto
Agrupa el Estatuto que regirá a la empresa: régimen del directorio, la gerencia, la junta general, los deberes y derechos de los socios ó accionistas, etc.


3. Estructura de una minuta

Elementos:

1. Datos de la minuta: debe registrarse la fecha, lugar, hora, participantes (los que asistieron y los que no pudieron asistir), el nombre de la persona que moderó o dirigió la reunión y la persona que fungió como secretario de la minuta.

A continuación un ejemplo de la primera parte de la minuta:

2. Agenda: se refiere a la descripción de los puntos acordados para discutir en esa reunion de trabajo.

 

Como se podrá observar en este ejemplo, el primer punto a tratar son las acciones pendientes de la reunión anterior (necesario y altamente recomendable). Si no existe seguimiento en cuanto a las acciones acordadas entonces los participantes no necesariamente se sentirán comprometidos a finalizar las tareas discutidas. Esta práctica contínua y regular crea las expectativas adecuadas para honrar los compromisos adquiridos.

3. Temas discutidos: en esta sección se documentarán las acciones discutidas durante la mesa de trabajo.

Algunas recomendaciones al momento de desarrollar esta parte:

1. No es necesario una lista exhaustiva o detallada de la discusión. Concéntrese en el tema principal (puede referirse al punto de la agenda o un tópico especifico como punto de referencia).
2. De lograrse un acuerdo trate de describir como fue logrado: votación? Consenso? intenso debate? Esto intenta ofrecer una referencia y/o contexto de la situación
3. Describa cual es el acuerdo, logro o compromiso. Indique una fecha si eso aplica.
4. En caso contrario, de no lograrse un acuerdo, indique si requiere más discusiones, si requiere de una consulta, etc.
5. Si el asunto o tema a discutir es parte de un análisis, presentación o informe realizado por uno de los participantes puede indicar la descripción del tópico a presentar y preguntar si ese informe será publicado o entregado a los participantes. Es posible que la información del tópico sea parte de la documentación a entregar durante o después de la reunión.
6. Si hay algún punto de la agenda que no pudo discutirse por razones de tiempo u otro motivo debe indicarlo en esta sección, ejemplo:

Punto ‘B’ no se discutió por falta de tiempo en la reunión

Abajo un ejemplo de esta sección:

4. Acciones a tomar: Durante las discusiones se espera que existan acciones a tomar para lograr la culminación de una actividad. No solamente se espera la identificación de las tareas sino asignar el o los responsables de estas tareas y acordar el tiempo asignado para la ejecución de la tarea tomando en cuenta el esfuerzo, la complejidad y la prioridad de esa tarea.

Un ejemplo de esta sección: